PRIVACY POLICY

INFORMATIVA SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DEI POTENZIALI CLIENTI O CLIENTI
Artt. 13 e 14 del Reg. UE 679/2016 e D. Lgs. 196/2003 (CODICE PRIVACY) e successive modifiche

La tutela dei dati personali dei clienti riveste un ruolo centrale per Locauto Rent S.p.a. (di seguito “Locauto”). La presente Informativa sulla Protezione dei Dati (di seguito anche “Informativa”) ha lo scopo di fornire informazioni chiare e complete in merito alle modalità di trattamento dei Suoi dati personali da parte della Società. In qualità di titolare del trattamento, Locauto è responsabile della raccolta e del trattamento dei dati personali effettuati nell’ambito delle proprie attività. La finalità della presente Informativa è quella di consentire di comprendere quali dati personali riguardanti potenziali clienti o clienti vengono trattati, nonché le finalità per cui tali dati sono utilizzati e condivisi, i tempi di conservazione applicati, i diritti riconosciuti ai clienti e le modalità per il loro esercizio.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è Locauto Rent S.p.a. (C.F./P.IVA 04367650969) con sede legale in Piazza Silvio Pellico n. 5 - 38122 Trento (TN) contattabile via e-mail all’indirizzo privacy@locautorent.it

2. DATA PROTECTION OFFICER
Il Titolare del trattamento ha provveduto a designare, ai sensi dell’art. 37 GDPR, un DPO (Data Protection Officer o Responsabile per la Protezione dei Dati) che può essere contattato all’indirizzo e-mail: dpo@locautorent.it

3. DATI PERSONALI TRATTATI
Il GDPR definisce il “dato personale” come “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile”.
Il GDPR definisce anche puntualmente cosa si intende per “trattamento”, ossia “qualunque operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.”
Per erogare i propri servizi, Locauto Rent S.p.A. potrà trattare i seguenti dati personali:

  • dati identificativi (es. nome, cognome, luogo e data di nascita, Codice Fiscale, carta d’identità, patente…)
  • dati di contatto (es. e-mail, numero di telefono…)
  • dati immagine
  • dati bancari e finanziari (es. numero carta di credito, IBAN…)
  • dati relativi al contratto di noleggio del veicolo (es. numero del contratto, targa del veicolo, numero identificativo del cliente…)
  • dati relativi alla geo-localizzazione
  • dati giudiziari ai sensi dell’art. 10 del Regolamento Privacy relativi a condanne penali o reati, forniti dall’autorità giudiziaria o da altri soggetti autorizzati dalla legge nell’ambito di proprie richieste;

Locauto non chiede mai dati personali relativi alle origini razziali o etniche, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati genetici o dati relativi all’orientamento sessuale del potenziale cliente o cliente, a meno che ciò non sia necessario per ottemperare a norme di legge.

I dati possono essere forniti direttamente dal potenziale cliente o cliente ovvero ottenuti dalle seguenti fonti:

  • pubblicazioni/database messi a disposizione dalle autorità
  • database resi pubblicamente accessibili a terze parti

4. LE BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO DEI DATI DA PARTE DI LOCAUTO RENT S.P.A.
Il GDPR stabilisce che qualsiasi trattamento di dati personali deve avere trovare fondamento in una base giuridica. Le basi giuridiche sono elencate all’art. 6 del GDPR e sono:

  • art.6, c.1, lett. a) Consenso: l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità;
  • art. 6, c. 1, lett. b) Adempimento di un contratto o di misure precontrattuali: il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato;
  • art. 6, c.1, lett. c) Obbligo di legge: il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento;
  • art. 6, c.1, lett. d) Salvaguardia di interessi vitali: il trattamento è necessario per la salvaguardia degli interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica (non applicabile alla realtà della Società);
  • art. 6, c.1, lett. e) Interesse pubblico o pubblici poteri: il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento (non applicabile alla realtà della Società);
  • art. 6, c.1, lett. f) Legittimo interesse: il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore.

5. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI
5.1. Erogare il servizio di noleggio. Locauto utilizza i dati personali forniti per la gestione del contratto di noleggio o per adempiere a una richiesta prima della conclusione di un contratto con il cliente, nonché per svolgere attività di assistenza tecnica e logistica, anche telefonica; per attivare ed erogare dei servizi extra, per programmare attività di manutenzione del veicolo, per la gestione operativa della flotta di veicoli, per attività necessarie per il recupero del veicolo al termine del contratto di noleggio, per erogare servizi assicurativi e altre garanzie contrattuali, per gestire la risoluzione delle controversie (ad es. per il recupero dei crediti), per la gestione di reclami (incluse le richieste assicurative) e per la gestione della fatturazione.
Base Giuridica: Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta del cliente

5.2 Adempiere a obblighi normativi, amministrativi, fiscali e contabili. Gestire i rapporti con autorità ed enti pubblici terzi per finalità connesse a particolari richieste, all’adempimento di obblighi di legge o a particolari procedure.
Base Giuridica: Adempimento di obblighi di legge. La Società tratterà i dati personali per rispettare obblighi di natura legale e/o regolamentare.

5.3 Rispondere a una richiesta ufficiale di un’autorità. Rispondere a una richiesta ufficiale di un’autorità finanziaria, fiscale, amministrativa, penale o giudiziaria, locale o straniera, debitamente autorizzata, oppure di arbitri o mediatori, forze dell’ordine, agenzie statali o pubbliche autorità (ad es. al fine di identificare il conducente o il cliente e comunicare i dati alle competenti autorità pubbliche, a seguito di reati, incidenti stradali, ecc.)
Base giuridica: Adempimento di obblighi legali. La Società tratterà i dati personali per rispettare obblighi di natura legale e/o regolamentare.

5.4 Raccogliere la documentazione relativa ai sinistri precedenti, attività di prevenzione e accertamento di eventuali frodi.
Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare

5.5 Gestire sinistri e attività connesse recupero del veicolo. Fornire assistenza al cliente in caso di danni, apertura del sinistro presso la compagnia assicurativa, gestione richieste di risarcimento, elaborazione e liquidazione del danno, esercitare diritti in sede giudiziaria.
Base giuridica: Adempimento di misure contrattuali (es. nei confronti delle assicurazioni) atte a trattare i dati forniti per definire pratiche assicurative. Legittimo Interesse: ricostruire e gestire correttamente le pratiche di danni o incidenti, ivi compreso il legittimo interesse a esercitare o difendere diritti legali nella gestione di danni e incidenti.

5.6 Gestire i verbali e le sanzioni per infrazioni al Codice della Strada.
Es: rinotifica all’effettivo trasgressore dei verbali di contestazione di violazioni alle norme del Codice della Strada.
Base giuridica: Adempimento di obblighi legali

5.7 Far valere e difendere i propri diritti anche in giudizio, nonché nell’ambito di recupero crediti e di assegnazione dei crediti a società autorizzate, anche attraverso terze parti
Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare

5.8 Inviare a Clienti e/o Utenti, previo consenso, comunicazioni di marketing sui prodotti e servizi, attività ed eventi organizzati da o in collaborazione con Locauto.
Base giuridica: consenso
I trattamenti per finalità di marketing sono basati sul consenso esplicito, libero, specifico e facoltativo del Cliente e/o Utente, revocabile agevolmente in ogni momento.

5.9 Inviare comunicazioni di promemoria tramite e-mail al potenziale cliente o cliente nel caso in cui questi abbia avviato ma non concluso il processo di acquisto di prodotti e/o servizi sul sito internet di Locauto, fermo restando che il potenziale cliente o cliente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento alla ricezione di tali comunicazioni; in caso di mancato completamento dell’ordine di acquisto, Locauto invierà non più di 3 comunicazioni di promemoria via e-mail entro e non oltre i 7 giorni successivi alla data di avvio e non completamento del processo di acquisto da parte dell’utente (cfr. relativa informativa)
Base giuridica: Consenso.

5.10 Inviare comunicazioni pubblicitarie relative a servizi/prodotti analoghi a quelli richiesti ai sensi dell'articolo 130 comma 4 del Codice Privacy, senza necessità di acquisire il consenso dell’Utente, comunicazioni di marketing esclusivamente via e-mail aventi ad oggetto servizi e/o prodotti analoghi a quelli, forniti da Locauto e che siano già stati acquistati dall’utente (cd. “soft-spam”) restando ferma la possibilità per l’interessato di opporsi al trattamento inizialmente o in occasione di successive comunicazioni, seguendo le indicazioni presenti in calce all’email o scrivendo all’indirizzo privacy@locautorent.it Base giuridica: art. 130 comma 4 Codice Privacy. Tale norma consente alla Società di inviare comunicazioni, unicamente via e-mail, relativamente a servizi e/o prodotti analoghi a quelli già acquistati dall’utente, in assenza del consenso di quest’ultimo. Resta ferma la possibilità per l’interessato di opporsi al trattamento inizialmente o in occasione di successive comunicazioni, seguendo le indicazioni presenti in calce all’email o scrivendo all’indirizzo privacy@locautorent.it

5.11 Comunicare i dati per finalità di marketing a società terze, che li tratteranno in qualità di autonomi titolari del trattamento, a fini di informazione commerciali, indagini statistiche, ricerche di mercato, offerte dirette di loro prodotti e servizi, effettuate attraverso modalità tradizionali di contatto e attraverso modalità automatizzate di contatto.
Base giuridica: Consenso. Il mancato conferimento dello stesso non comporta conseguenze sui rapporti contrattuali. Il consenso può essere revocato in ogni momento scrivendo all’indirizzo privacy@locautorent.it

5.12 Per finalità di profilazione previo esplicito, libero, specifico e facoltativo consenso, Locauto può trattare i dati personali forniti volontariamente dall’utente, nonché quelli raccolti durante l’utilizzo dei servizi, al fine di svolgere attività di analisi, sia automatizzate sia manuali, dirette all’individuazione di preferenze, scelte e abitudini di consumo, con l’obiettivo di migliorare i servizi offerti e di presentare proposte commerciali maggiormente in linea con gli interessi e le aspettative del singolo utente.
Base giuridica: Consenso. Il mancato conferimento dello stesso non comporta conseguenze sui rapporti contrattuali. Il consenso può essere revocato in ogni momento scrivendo all’indirizzo privacy@locautorent.it

5.13 Per effettuare un sondaggio sul grado di soddisfazione del cliente per il miglioramento della qualità dei prodotti e servizi di Locauto.
Base giuridica: Legittimo interesse

5.14 Per gestire le segnalazioni c.d. “whistleblowing” come da specifiche informative disponibili nel sito web www.locautorent.com a cui si rimanda
Base giuridica: Obbligo di legge

6. CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati a Locauto è necessario al fine di erogare i servizi richiesti e per adempiere a specifici obblighi normativi. Il mancato conferimento di tali dati impedisce l‘erogazione dei servizi richiesti dall’Interessato. L'eventuale rifiuto da parte dell'interessato di conferire i dati personali può comportare l’impossibilità (parziale o totale) di adempiere a obblighi di legge, ovvero di stipulare o dare corretta esecuzione al contratto o servizio. In tale evenienza, ferma restando la facoltà dell’interessato di non conferire i propri dati, il Titolare si riserva di sospendere, interrompere o non instaurare il rapporto contrattuale. Il conferimento dei dati basati sul consenso è facoltativo e il mancato conferimento degli stessi non compromette l’erogazione dei servizi.

7. AMBITO DI COMUNICAZIONE, SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
I dati possono essere comunicati a soggetti esterni operanti in qualità di autonomi titolari del trattamento, come soggetti pubblici o privati legittimati a trattare i dati: pubbliche amministrazioni, banche e istituti di credito, commercialisti, notai, avvocati e altri professionisti o a società per cui Locauto fornisce servizi nell’ambito di un rapporto contrattuale.
I dati potranno essere trattati, per conto del titolare, da soggetti esterni designati come responsabili del trattamento, che svolgono per conto del titolare specifiche attività.
L’elenco dei responsabili del trattamento è costantemente aggiornato e disponibile scrivendo a privacy@locautorent.it o presso la sede legale di Locauto.
I dati potranno essere comunicati a società terze o altri soggetti (come ad esempio imprese di assicurazione competenti per la liquidazione dei sinistri; società specializzate nel recupero crediti; società specializzate nella gestione di informazioni commerciali o relative al credito, ovvero di promozione pubblicitaria; altre società contrattualmente legate a Locauto che svolgono attività di gestione dei sinistri, subfornitori, subappaltatori e/o intermediari finanziari, studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza nei confronti di Locauto nonché banche, centri di elaborazione dati, a soggetti pubblici, per la concessione di contributi e ausili di qualsiasi genere connessi alla prestazione dei servizi) che svolgono attività su incarico e per ordine del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.
I dati potranno essere trattati dai dipendenti delle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate; tali dipendenti sono stati espressamente autorizzati al trattamento e hanno ricevuto adeguate istruzioni operative; i dati potranno essere altresì trattati da collaboratori, affiliati e franchisee del Titolare nella loro qualità di autorizzati e/o responsabili esterni del trattamento e/o amministratori di sistema nonché da Locauto S.p.A. alla luce dell’accordo di contitolarità ai sensi dell’art. 26 GDPR il cui contenuto essenziale è a disposizione su richiesta dell’interessato. I dati non sono soggetti a diffusione.

8. TRATTAMENTO DEI DATI PER I CLIENTI DI ENTERPRISE RENT-A-CAR, ALAMO RENT A CAR, NATIONAL CAR RENTAL
In caso di clienti che effettuano una prenotazione tramite i brand Enterprise Rent-A-Car, Alamo Rent A Car e National Car Rental, Locauto comunicherà i dati personali del cliente a (i) Enterprise Rent-A-Car UK Ltd., (ii) Enterprise Holdings, Inc. e/o a qualsiasi sua controllata pertinente (per i dettagli si prega di consultare l’Informativa sulla Privacy di EHI all'indirizzo https://www.enterprise.co.uk/en/privacy-policy.html) (collettivamente “EHI”), operanti tutti in qualità di autonomi titolari del trattamento.
I dati personali del Cliente saranno condivisi per:

8.1. Gestione del noleggio e del rapporto commerciale: trattare i dati personali del Cliente per gestire il noleggio e la relazione commerciale, comunicare con il Cliente in merito al noleggio o fornire assistenza allo stesso. EHI tratta i dati personali del cliente per tale finalità sulla base di (i) necessità contrattuale (es. fatturazione) o (ii) dei propri legittimi interessi nel garantire l’efficace erogazione dei servizi richiesti, a condizione che tali interessi non prevalgano sui diritti alla protezione dei dati del cliente e di eventuali conducenti aggiuntivi autorizzati;

8.2 Gestione dei rischi e degli incidenti: conservare i Dati Personali del Cliente relativi a qualsiasi incidente derivante dai rapporti del Cliente o di un conducente aggiuntivo autorizzato con EHI, qualora quest'ultima ritenga che, a seguito di tale incidente, il Cliente o il conducente aggiuntivo autorizzato possano rappresentare un rischio per futuri noleggi. EHI tratta i Dati Personali del Cliente per tale finalità sulla base dei propri legittimi interessi volti a proteggere i propri dipendenti, gli altri clienti, il pubblico e i propri beni da rischi per la sicurezza o rischi finanziari derivanti dalla condotta passata del cliente, a condizione che tali interessi non prevalgano sui diritti alla protezione dei dati del Cliente e di eventuali conducenti aggiuntivi autorizzati;

8.3 Sondaggi di soddisfazione: trattare i Dati Personali del Cliente al fine di effettuare sondaggi elettronici sulla soddisfazione dei clienti. EHI tratta i Dati Personali del Cliente per tale finalità sulla base dei propri legittimi interessi nel garantire la soddisfazione dei clienti rispetto ai servizi forniti, a condizione che tali interessi non prevalgano sui diritti alla protezione dei dati del Cliente e di eventuali conducenti aggiuntivi autorizzati;

8.4 Marketing e pubblicità mirata: inviare al Cliente comunicazioni di marketing (ad esempio per posta o comunicazioni elettroniche) relative a prodotti o servizi analoghi che EHI ritiene possano essere di suo interesse. Ciò può includere la fornitura di pubblicità mirata sui siti EHI, su siti di partner selezionati e sui social network. EHI tratta i Dati Personali del Cliente per tale finalità sulla base dei propri legittimi interessi nello svolgimento di tali attività di marketing, a condizione che tali interessi non prevalgano sui diritti alla protezione dei dati del Cliente e di eventuali conducenti aggiuntivi autorizzati; tuttavia, ove richiesto, EHI richiederà il consenso del Cliente al momento della raccolta dei dati;

8.5 Statistiche e analisi: elaborare statistiche e analisi sull’utilizzo dei prodotti e servizi EHI da parte del Cliente (e di eventuali conducenti aggiuntivi autorizzati), incluse statistiche basate su dati anonimizzati, che consentano a EHI di fornire al Cliente e ad altri clienti futuri servizi, prodotti e funzionalità migliori.

EHI aderisce ed è responsabile del trattamento dei dati personali ricevuti ai sensi del EU-U.S. Data Privacy Framework. Per ulteriori informazioni sulla conformità di EHI al trasferimento dei dati, o qualora il Cliente abbia dubbi irrisolti sulla privacy o sull’uso dei dati che EHI non ha affrontato in modo soddisfacente, si prega di consultare l’Informativa sulla Privacy di EHI, per trovare maggiori dettagli su come contattare il fornitore terzo di EHI per la risoluzione delle controversie.
EHI conserva i Dati Personali del Cliente per periodi di tempo commercialmente ragionevoli o in conformità a specifiche leggi o policy.

Il Cliente ha il diritto di:

  • accedere ai propri dati personali e richiederne la portabilità (inclusi, in certi casi, in un formato comune e leggibile da dispositivo automatico)
  • ottenere la rettifica dei propri dati personali (qualora inesatti o incompleti)
  • ottenere la cancellazione dei propri dati personali qualora EHI non abbia più motivi legittimi per trattarli
  • richiedere la limitazione del trattamento
  • opporsi al trattamento dei propri dati personali da parte del Locatore o di EHI in determinate circostanze
  • sporgere reclamo all’autorità di controllo competente.

In caso di domande in relazione all’utilizzo sopra descritto dei dati personali, il Cliente dovrà contattare in prima istanza Locauto all’indirizzo mail privacy@locautorent.it

9. MODALITA' DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato con l’ausilio di mezzi sia analogici sia elettronici o comunque automatizzati, con modalità e procedure strettamente necessarie al perseguimento delle finalità sopra descritte.

10. TRASFERIMENTO EXTRA UE DEI DATI
I dati di natura personale forniti non saranno trasferiti in Paesi Extra SEE.
In ogni caso, resta inteso che, ove si rendesse necessario, il Titolare potrà trasferire i dati personali anche in Paesi extra UE, garantendo sin d’ora che il trasferimento dei dati personali extra UE avverrà nel rispetto delle disposizioni di legge ed in particolare delle previsioni di cui all’art. 46 del GDPR.

11. PERIODO DI CONSERVAZIONE
Locauto conserva i dati personali del Cliente per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per qualsiasi altra legittima finalità collegata. I dati verranno conservati fino a un tempo massimo di 10 anni e 6 mesi dalla data di fatturazione per adempiere alla gestione contrattuale, contabile e fiscale, per la gestione di eventuali violazioni del Codice della Strada, di sinistri assicurativi, reclami e controversie giudiziarie, salvo l’ulteriore tempo necessario a garantire l’esercizio o la difesa dei propri diritti. Per la gestione di attività soft-spam, marketing, comunicazione dati a terzi e profilazione, i dati saranno conservati dalla manifestazione del consenso sino alla revoca dello stesso.

12. DIRITTI DELL’INTERESSATO
La normativa sulla tutela dei dati personali (artt. 12-22 del Regolamento UE 679/2016) garantisce all’interessato una serie di diritti:

  • Accesso: può ottenere informazioni in relazione al trattamento dei dati personali, e una copia di tali dati personali.
  • Rettifica: nel caso in cui i dati siano incompleti o siano mutati si può richiedere che tali dati siano modificati di conseguenza.
  • Cancellazione: può chiedere la cancellazione dei dati personali, entro i limiti consentiti dalla legge. Limitazione: si può ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali.
  • Opposizione: l’interessato opporsi al trattamento dei propri dati personali, per motivi connessi alla particolare situazione. Ha il diritto assoluto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali per scopi di marketing diretto, inclusa la profilazione connessa con tale marketing diretto.
  • Revoca del consenso: laddove l’interessato abbia fornito il proprio consenso per il trattamento dei dati personali, ha il diritto di revocarlo in qualunque momento.
  • Portabilità dei dati: nei casi previsti dalla legge, ha il diritto di ottenere la restituzione dei dati che ci ha fornito, e ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento verso una terza parte.

Per l’esercizio dei propri diritti e informazioni più dettagliate sui trattamenti dei dati, l’interessato potrà rivolgersi a Locauto Rent S.p.A. scrivendo alla casella di posta elettronica: privacy@locautorent.it

Ove l’interessato ritenga lesi i suoi diritti, potrà tutelarsi proponendo reclamo innanzi al Garante per la protezione dei dati personali.

In caso di difformità tra il testo italiano e le traduzioni in altre lingue della presente informativa, il testo italiano prevale. Le traduzioni in lingue differenti dall’italiano (consultabili sul sito Internet di Locauto www.locautorent.com e disponibili, a richiesta del Cliente, in copia cartacea presso ogni ufficio di noleggio) rappresentano una mera traduzione.